Wer kennt es nicht? Eine neue Anfrage kommt rein, ein spannender Auftrag, ein neuer Kunde - alles läuft super - bis es um das Budget geht. Die Erwartungshaltung deckt sich hier häufig nicht mit der eigenen Erfahrung: Technik, Personal und eigener Aufwand wollen bezahlt werden, und so kommt es häufig zu einem Preisschock beim Neukunden, sobald das erste Angebot vorliegt. Nach einigen Verhandlungen einigt man sich auf einen Auftrag, der realisierbar aber gleichfalls fair bezahlt ist und will loslegen, doch nun ist es besonders wichtig, das vereinbarte Budget auch einzuhalten und schnell zu liefern. Als Filmschaffende*r ist man dabei nicht zwangsweise auf sich alleine gestellt. Es gibt zahlreiche Programme und Webapps, welche bei der Produktion unterstützen können, und einige davon eignen sich hervorragend, um während des Drehs die Einhaltung des Budgets im Blick zu behalten. Da es im Dschungel der Angebote gelegentlich unübersichtlich wird, haben wir unsere 5 Favoriten gesammelt, also: Lights, Camera - Action!
1. Movie Magic Budgeting
Das Budgetierungsprogramm von Branchenprimus Entertainment Partners bietet zahlreiche Hilfestellungen. Gerade für große Produktionen kann es zum unverzichtbaren Gehilfen werden. Gleich mehrere Sets und Crews lassen sich parallel mit MMP verwalten, während die Eingaben gleichzeitig automatisch in der Cloud gespeichter werden. Das ist besonders praktisch, wenn man für die eigene Arbeit viel durch die Gegend reist und in einem großen Team arbeitet: Durch die Strukturierung in mehrere Accounts und den Cloud-Zugriff hat jede*r zu jeder Zeit Zugriff auf die wichtigsten Kostenpositionen.
Für kleinere Produktionen scheint das Movie Magic Budgeting Programm etwas zu unübersichtlich zu sein, um den Aufwand der Einrichtung zu rechtfertigen. Leider wird es auch ausschließlich auf Englisch angeboten.
2. Excel
Was? Excel? Ganz genau! Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Gerade bei der Planung kleinerer Drehs ist das Office-Programm ein tiefschwelliger und leicht zu bedienender Gehilfe. Eine schnelle Tabelle mit den Crewmitgliedern, den Stundenstätzen und ihren Einsatzorten, drucken, fertig. Für wiederkehrende Aufgaben können Vorlagen erstellt und angepasst werden, sodass das Rad nicht für jede Produktion neu erfunden werden muss.
Gerade wenn es um kleinere Projekte geht, bei denen eine zentrale Übersicht dennoch wichtig ist, kann Excel die effizienteste Methode zum Planen sein. Sobald es darum geht, mehrere Produktionen in der Woche oder große Crews zu organisieren und die Budgetierung über einen längeren Zeitrahmen im Blick zu behalten, stößt die Tabellen-Software allerdings auch bald an ihre Grenzen.
3. Callsheep
Für kleinere und mittelgroße, professionelle Produzent*Innen gibt es angepasste Software, die Planungsaufgaben übernimmt, dabei aber keine lange Anpassung und Einarbeitung benötigt. Ein solches Tool ist callsheep: Durch das importieren vorhandener Kontakte können alte Excel-Vorlagen weiterverwendet werden.
Allerdings bietet callsheep darüber hinaus weitreichende Funktionen wie das automatische Einladen der Crewmitglieder sowie dem Einpflegen von Zu- oder Absagen oder auch das Erstellen einer Crewplanung basierend auf vergangenen Drehs. Auch spontane Absagen, die im Zeit- und Budgetplan nicht vorgesehen waren, sind mit callsheep kein Problem mehr: Über das automatische Einladen von Backup-Optionen werden Ausfälle schnellstmöglich kompensiert. Das beste dabei: Vom Anspruch callsheeps, dir ab der ersten Minute Zeit zu sparen, kannst du dich kostenlos selbst überzeugen. Das Programm ist in der Basis-Version komplett kostenfrei und funktioniert ohne Installation direkt nach der Anmeldung:
Bist du Produzent*In und willst deine Crew professionell zusammenstellen und so einen Überblick über deinen Dreh behalten, sodass Budget und Dauer kalkulierbar und im Rahmen bleiben? Dann solltest du dir callsheep genauer ansehen!
4. Float
Float ist eine Planungs- und Budgetierungsanwendung, welche sich nicht auf eine spezielle Branche spezialisiert, sondern einen Generalanspruch erhebt. Hier können nicht nur Stundensätze eingetragen, sondern auch Planung und tatsächliche Dauer für notwendige Aufgaben beim Dreh direkt verglichen werden. Als Bonus können Float-Projekte mit dem eigenen Kalender synchronisiert werden.
Float ist praktisch, wenn die Medienproduktion nur eine von mehreren Aufgaben des Berufsalltags sind - es eignet sich etwa für Marketingabteilungen, welche Produktionen selbst in die Hand nehmen, aber auch Printveröffentlichungen sowie Messeauftritte budgetieren müssen. Weiterhin schlägt es die ganz großen filmspezifischen Programme wie Movie Magic Budgeting im Preisvergleich. Float kann die richtige Wahl sein, wenn ein Allrounder gesucht wird, der möglichst breit verwendet werden kann.
5. Slack, Teams und co.
Auch klassische Kommunikationsprogramme wie Slack, Teams und weitere können wichtige Sockel bei der Verfolgung des Kostenrahmens einer Produktion sein. Natürlich handelt es sich hierbei nicht um klassische Budgetierungsprogramme. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass eine effiziente Kommunikation maßgeblich zur Einhaltung des Projektbudgets ist. Wie viel Geld und Zeit verbleiben? Wie lange hat der Cutter schon am Projekt gearbeitet? Sind die gestrigen Einstellungen zur Zufriedenheit aller Beteiligten? Diese und weitere Fragen lassen sich natürlich im persönlichen Kontakt klären - aber es erweist sich stets als hilfreich, einen Kommunikationskanal zu haben, auch wenn man derzeit nicht zusammen am Set steht.
Natürlich kann der Kontakt mit der Crew auch über Telefon, SMS oder Whatsapp erfolgen. Das Auseinanderhalten von Privatem und Arbeit sowie die Archivierung vergangener Chats und weitere Funktionen wie die Einbindung von Dateiablagen oder spontanen Videocalls machen professionelle Kommunikationssoftware allerdings in vielen Fällen zur geschickteren Wahl. So wird eine Produktion nicht zwangsweise günstiger - aber in einem gut vernetzten Team ist es zumindest einfacher, die Übersicht über das vorhandene und verbleibende Budget zu behalten.
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