Deine Produktion steht in den Startlöchern, du hast wochenlang alles vorbereitet und geplant - und dann bekommst du kurz vor Drehbeginn plötzlich eine Absage. Was jetzt? Kann der Dreh trotzdem stattfinden oder musst du das gesamte Projekt verschieben?
Gerade in Zeiten von Corona häufen sich Absagen in letzter Minute und auch die beste Planung kann kurz vor Produktionsbeginn nochmal ins Wanken geraten. Dabei können kurzfristige Absagen eine Kette von Problemen auslösen, wenn sich einzelne Abläufe verschieben und der sorgsam ausgearbeitete Drehplan durcheinander gerät.
Wir haben einige Tipps zusammengestellt, mit der du diese Situation in Zukunft weitgehend verhindern kannst und erklären auch, wie der Einfluss auf die Produktion minimiert werden kann, sollte es trotz Beachtung der “Best Practices” mal zu einer Absage in letzter Minute kommen.
1. Sei wählerisch
Kurzfristige Absagen sind sehr ärgerlich, keine Frage. Du solltest daher unbedingt aus diesen Situationen lernen: Es gibt natürlich gute professionelle und persönliche Gründe, die eine Absage rechtfertigen. Kommt dies jedoch bei einer Person mehrfach vor und hat große Auswirkungen auf deine Projektarbeit, solltest du für kommende Drehs eine Neubesetzung der Rolle oder Funktion in Betracht ziehen.
Damit es garnicht erst zu solch einer Situation kommt, darfst du bei der Suche nach deiner nächsten Filmcrew ruhig wählerisch sein. Natürlich bist du auf die Fähigkeiten deines Gegenübers angewiesen, aber eine professionelle Zusammenarbeit ist mindestens genauso wichtig. Solltest du also Bedenken haben, dann nimm dir lieber die Zeit, nach weiteren Talenten mit ähnlichen Fähigkeiten zu suchen.
Wie immer gilt hier: Nutze dein Netzwerk, um mehr über deine Talente herauszufinden. Idealerweise sprichst du mit anderen Produzent*Innen und Filmschaffenden, die bereits mit deinem potentiellen Crewmitglied zusammengearbeitet haben und lässt dir über die Zusammenarbeit und die Zuverlässigkeit berichten.
Egal ob du mit Referenzen deiner Talente sprechen kannst oder nicht, du solltest unbedingt auch das persönliche Gespräch mit deinen zukünftigen Crewmitgliedern suchen, um dir einen eigenen Eindruck von deren Arbeitsweise und Zuverlässigkeit zu verschaffen und herauszufinden, wie ernst sie die Zusammenarbeit mit dir nehmen.
Letztendlich kommt es auch auf deine Intuition an, wenn du das erste Mal mit neuen Talenten zusammenarbeitest. Prinzipiell solltest du natürlich jedem erstmal Vorschussvertrauen entgegenbringen - wenn du aber schon beim Kennenlerngespräch ein mulmiges Bauchgefühl hast und dir dein Gegenüber nicht besonders zuverlässig erscheint, solltest du dich nach möglichen Alternativen umschauen.
2. Verlange schriftliche Zusagen und sei vorbereitet auf Absagen
Als Faustregel gilt hier: Du solltest zu jeder Zeit deines Planungs- und Produktionsprozesses wissen, welches Crewmitglied zu- oder abgesagt hat. Um hier für beide Seiten Klarheit zu schaffen, solltest du Rückmeldungen unbedingt schriftlich bestätigen lassen und dir übersichtlich notieren (oder notieren lassen - dazu später mehr), wie der aktuelle Status deiner Crewmitglieder ist.
Genauso wichtig: Überlege dir nicht erst Backup-Besetzungen, wenn ein Mitglied deiner Wunschcrew absagt - denn dann ist es oft schon zu spät und wird besonders stressig. Am Besten planst du parallel zur Besetzung deiner Wunschcrew bereits mögliche Alternativoptionen, um im Ernstfall vorbereitet zu sein und schnell reagieren zu können.
Das Einholen und Dokumentieren von Rückmeldungen und die Planung von Alternativ-Besetzungen kann schnell unübersichtlich werden, besonders wenn mehrere Personen in die Produktionsplanung involviert sind.
Für diesen Fall gibt es zum Glück einen cleveren Helfer - das kostenlose Crewplanungs-Tool callsheep:
Mit callsheep kannst du blitzschnell alle relevanten Personen aus deinem eigenen Kontaktbuch für eine Rolle anfragen und siehst online, wer bereits zu- oder abgesagt hat. Das Beste daran: Die eingeladenen Personen brauchen dafür keinen eigenen Account, du musst also niemanden onboarden, sondern kannst ab Tag 1 von callsheep profitieren.
Auch gegen kurzfristige Absagen bist du mit callsheep bestens gewappnet: Bereits beim Erstellen deiner Produktion kannst du für jede Rolle Backup-Optionen angeben, die bei Absage deiner Wunsch-Crewteilnehmer automatisch eingeladen werden. Hast du es eilig, kannst natürlich auch alle Optionen auf einmal einladen lassen und “Überbesetzungen” wieder absagen - oder du stellst eine Antwortzeit ein, nach deren Ablauf das jeweils nächste Talent angefragt wirst, solltest du keine Rückmeldung bekommen.
Die Anmeldung bei callsheep ist unkompliziert, kostenlos und dauert nur wenige Sekunden. Der Anspruch von callsheep ist es, ab der ersten Minute nach dem Login Zeit zu sparen - probiere es doch direkt aus und sichere dich für die nächsten Drehs ab!
3. Lege Regeln und Maßnahmen fest
Gerade bei aufwendigeren Projekten können kurzfristige Absagen zu erheblichem finanziellen Schaden führen. Damit es keinen Streit darüber gibt, wer unter welchen Umständen die Folgen eines Ausfalls zu verantworten hat, solltest du klare Regeln festlegen und mit deiner Crew kommunizieren.
Zu diesen Regeln gehört zum Beispiel eine Kündigungsfrist oder Absage-Deadline: Lege einen Zeitpunkt fest, bis zu dem deine Talente noch Absagen können und stelle klar, was im Fall einer kurzfristigen Absage passiert. In der Gestaltung bist du frei (natürlich im Rahmen gesetzlicher Vorgaben), so kannst du zum Beispiel eine Ausfallgebühr gebunden an das Datum der Absage festlegen.
Beachte immer, dass du dir die Zustimmung zu deinen Regeln und Maßnahmen von jedem Crewmitglied schriftlich bestätigen lässt. Natürlich läuft in der Medienbranche viel über mündliche Absprachen, aber mit einer Unterschrift bist du einfach besser abgesichert - es liegt also in deinem Ermessen, wann der mögliche Schaden durch kurzfristige Absagen diesen Mehraufwand rechtfertigt.
Was sich in jedem Fall lohnt: Solltest du dich mal in der Situation wiederfinden, wegen einer kurzfristen Absage schnell neue Talente finden zu müssen, empfehlen wir dir unseren ultimativen Guide, um kurzfristig Crewmitglieder zu finden!
Fazit
Absagen in letzter Minute sind ärgerlich, daran können auch wir nichts ändern. Wenn du jedoch unsere Tipps zur bedachten Talentauswahl, dem Festlegen klarer Regeln und Maßnahmen sowie der Nutzung von callsheep zum Verwalten von Rückmeldungen und Backup-Optionen beachtest, tritt diese Situation deutlich seltener auf und du bist bestens vorbereitet, sollte doch mal jemand kurzfristig abspringen.
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